Di Balik Layar Publikasi, Ayo Membawa “Misi”

Organisasi tanpa publikasi? Mati. Tentu saja, ada bejibun acara (program kerja) yang memerlukan kehadiran pertisipan. Keberhasilan acara-acara kita bahkan salah satunya ditentukan oleh seberapa banyak orang yang hadir. Dan, kunci bagi kehadiran mereka adalah seberapa efektif publikasi yang kita lakukan.
 
Hal-hal terkait publikasi diurus adalah satu seksi khusus, yaitu seksi publikasi. Pekerjaan seksi ini jika dibandingkan dengan seksi-seksi yang lain cukup lumayan… hm… berat. Mengapa?
 
Pertama, kerja seksi ini sepenuhnya tergantung pada seksi acara. Kalau seksi acaranya tidak bekerja secara tangkas, cermat, dan cepat (semacam tema, bentuk, pembicara, dan tempat acaranya tidak segera diputuskan)… Seksi publikasi akan sangat kelimpungan karena pekerjaannya ada hubungannya dengan waktu, waktu, dan waktu.
 
Kedua, sering seksi publikasi juga memiliki tugas mendesain amunisi publikasi (pamflet, spanduk, dan kalimat-kalimat persuasinya). Jadi, setidaknya, orang-orang yang ada di seksi ini harus memiliki kemampuan mendesain dan kreatifitas yang dibutuhkan. 
 
Ketiga, seksi publikasi perlu memiliki jaringan yang luas serta kemampuan komunikasi yang baik. Mereka pasti berhubungan dengan orang, baik itu ketika minta izin publikasi atau ketika menjelaskan perihal acara pada orang-orang yang bertanya. Jika seksi publikasi tidak paham dengan acara… gawat, bukan?
 
Keempat, sadar… seksi publikasi tidak hanya butuh kemampuan kognitif, tetapi juga fisik dan materi. Publikasi sering dikaitkan dengan humas sehingga ia perlu bertemu dengan banyak orang yang konsekuensinya ia harus keliling-keliling kota atau menjelajahi dunia maya. Dibutuhkan orang yang benar-benar tangguh, dapat bekerja cepat, dan efisien.
 
Kelima, waktu. Jika ada yang lelet, lemot, dan terlambat terkait dalam waktu publikasi… seksi publikasilah yang paling tepat kedua disalahkan jika seksi acara juga ikut salah (lihat poin pertama).
 
***
 
Sering yang menjadi perhatian utama dalam publikasi adalah waktu. Misalnya, waktu publikasi ditetapkan jauh-jauh hari (ex. 1 bulan) sebelum acara dilaksanakan, menurut pandangan yang ideal. Apakah ini cukup?
 
Seberapa massifkah publikasi harus dilakukan? Dengan pamflet A3 full color yang disebar di seluruh dinding kota? Dengan sms yang disebarkan berantai pada 1000 orang?? Publikasi plus plus plus (radio, koran, TV ^^?). Apakah “kemassifan” mahal ini cukup?
 
Ada satu hal yang kucermati bahwa ada sebagian orang yang berpikiran bahwa keberhasilan persuasi yang dibawa oleh juru publikasi ke seantero kota tergantung pada hal-hal yang sifatnya “angka” di atas, baik waktu maupun uang. Makanya, ketika waktu dan uang terbatas, akan ada beberapa orang, mastermind-nya acara, yang stres bukan main. Ini masalah pertama.
 
Masalah kedua adalah dilupakannya esensi apa itu kepanitiaan. Kepanitiaan adalah sebuah organisasi sederhana yang bekerja dalam jangka waktu sampai acara selesai. Organisasi layaknya tubuh kita, semua hal, sampai yang sekecil-kecilnya butuh koordinasi. Namun, yang sering terjadi adalah terjadi pemisahan, pembagi-bagian tugas, sehingga misi besar menyukseskan acara dilakukan secara sporadis. Ada kalanya setiap seksi hanya akan tahu tugas di seksinya sendiri tanpa sadar bahwa dirinya juga adalah bagian dari seksi lain.
 
Terkait dengan yang terakhir kutuliskan, sering tugas publikasi secara utuh ditumpahkan kepada orang-orang di seksi publikasi saja yang mungkin hanya berjumlah beberapa orang. Jika acara yang dipersiapkan besar, tidak mungkin kesuksesan didulang dengan sistem kerja yang seperti ini, bukan?
 
Nah, hal yang ingin kusampaikan di sini adalah… ada peran penting seorang ketua panitia untuk mempu memobilisasi seluruh anggota kepanitiaan untuk membawa misi publikasi. Bagaimana caranya? 
 
Pertama, dengan memahami bahwa publikasi sesungguhnya adalah pekerjaan yang butuh konsistensi, sedikit sedikit, tetapi terus sepanjang waktu publikasi masih tersedia.
 Kita perlu memecah tugas publikasi sebagai pekerjaan yang sederhana bagi setiap anggota panitia dengan tugas “membawa misi” secara individual. Misalnya, dengan memberikan tugas setiap orang untuk menyebarkan perihal acara secara personal pada orang-orang di sekitarnya (meskipun hanya satu orang saja), setiap hari.
 
Kedua, dengan memungkinkan publikasi adalah proses komunikasi yang terjadi dua arah dan personal. Publikasi tidak hanya masalah menyebarkan informasi semerata mungkin bukan? Ada pula tugas memahamkan orang dengan memberikan informasi secara bersahabat. Publikasi tidak hanya menyodorkan pamflet di muka orang-orang, tetapi juga mengkomunikasikannya secara personal.
 
Contohnya, perhatikan dialog fiktif berikut ini😀.
 
Selepas kuliah, A yang merupakan panitia Lomba Essai menjalankan misi untuk mempersuasi teman-temannya untuk mau berpartisipasi dalam lomba. Secara personal, ia mendekati seorang temannya, Y.
A: “Ikut Lomba Essai Psikologi Islami, yuuk…”
Y: “Lomba Essai… buat kapan to?”
A: “Masih seminggu lagi. Ikut ya?”
Y: “Nggak ada ide nih…”
A: “Ayolaaah… membuat essai memang perlu dipikirkan. Kalau sudah niat, pasti 
      dimudahkan Allah😀.”
Y: “Kucoba deh… BTW, ada ide nggak?”
A: “Kalo kamu sudah ikut psikologi islami, insya Allah bisa… ‘kan basic-nya sudah ada. 
       Buka-buka internet saja…”
Y: “Oke deh… Makasih ya.”
A: “Ayo, semangat berkarya! ‘Kan mahasiswa.”
Y: “Iya… iya…”
 
Intinya, misi publikasi tidak hanya untuk mempublikasikan, tetapi juga misi memberikan solusi bagi orang-orang yang ingin berpartisipasi, tetapi mengalami kendala. Kendala di sini macam-macam, dapat berupa kendala motivasi, materi, atau sosial (butuh teman).
 
Anyway, tidak ada yang menjamin keberhasilan strategi ini kecuali Allah. Namun, ada satu hal yang kupikir dapat diharapkan lewat strategi publikasi ini, yaitu makna simpati dari orang-orang terhadap acara kita, ketika kita benar-benar mengharapkan partisipasi mereka. Dari situlah doa mengalir untuk kesuksesan acara kita. Kekuatan doa… inilah yang insya Allah didengar-Nya.
 
Nah, cara yang lumayan berat bagi orang-orang yang susah familiar secara sosial… Aku tidak tahu sejauh mana ide ini pas di hati teman-teman semua. Plis, your opinion… Ini misi yang bagus, bukan?
 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s